Que tal aprender como se motivar, otimizar seu tempo e aumentar a produtividade no trabalho? Uma pesquisa feita pelo Instituto de Produtividade de Stanford, todos nós temos grande dificuldade em produzir com qualidade no trabalho. De acordo com eles, 80% do nosso dia trabalhado é usado para realizar tarefas de baixo ou nenhum valor. E apenas 20% do dia é utilizado para realizar atividades de fato importantes.
Por isso, separamos dez dicas para lhe ajudar a ter mais produtividade no trabalho e inverter esses percentuais.
Agenda organizada
A primeira coisa que você deve fazer no dia é um planejamento. Veja quais são os trabalhos que você precisa fazer neste dia e estipule um horário e tempo de produção para que seja concluída a tarefa. Leve em consideração seus momentos do dia em que você é mais produtivo. Por exemplo, se sua mente funciona melhor de manhã, faça o trabalho mais complexo no primeiro horário. E não se esqueça de planejar também o seu mês. Ter um planner em vista na sua mesa é ótimo para você visualizar quais semanas terá mais trabalho prévio. Assim já se consegue adiantar outros trabalhos pendentes, aumentando sua produtividade.
Controlando o tempo
Essa talvez seja a dica mais importante para que sua produtividade aumente. Nós sabemos que a procrastinação é a sua maior inimiga, e por isso você deve ter cuidado com as distrações. Tente ligar um cronômetro ou marcar no relógio o momento exato que você começou sua tarefa, e coloque um prazo para que ela seja feita. Por exemplo, ao escrever este artigo, estipulei uma hora de pesquisa e duas horas para produção. Assim, seu cérebro conscientemente é desafiado a fazer mais conexões, fazendo com que sua produtividade evolua.
Regra dos 2 minutos
Uma dica muito prática é a regra dos dois minutos. Ela funciona assim: você irá realizar (assim que terminar seu planejamento do dia) todas as tarefas que duram no máximo dois minutos para serem feitas. Por exemplo, mandar aquele retorno para o cliente, ligar para o fornecedor, agendar uma reunião com algum departamento.... Ou seja, todas aquelas tarefas que podem ser feitas já, de uma maneira rápida. Isso faz com que você se livre de detalhezinhos durante o dia que podem te atrapalhar. Ou até mesmo evita que você esqueça de fazer alguma dessas tarefas no seu dia.
Acesso aos e-mails
Sabemos que os e-mails são uma das atividades mais importantes no dia a dia do trabalho. É por ele que chegam a maioria das demandas daquele dia. Mas ele pode ser um inimigo da produtividade se não for bem controlado. Por isso, separe dois ou três tempos do seu dia para checar seus e-mails. Por exemplo, veja eles no primeiro momento do dia, depois olhe novamente após o almoço, e por fim quando lhe faltar duas horas restantes do seu trabalho. Assim você consegue fazer as demandas separadamente, dar a atenção devida a elas, e ainda conferir se algo urgente ficou pendente para o dia seguinte. O importante é não olhar o tempo inteiro sua caixa de entrada. Isso acaba com a sua produtividade e ainda lhe tira a concentração da tarefa que está sendo feita no momento.
Multitarefas? Nem pensar
Pode parecer que ser multitarefas seja uma qualidade. Mas quando estamos falando de produtividade no trabalho, isso é algo negativo. Quando fazemos várias atividades ao mesmo tempo, nós diminuímos a qualidade das tarefas e aumentamos muito o tempo de produção delas. Ao fazer cada tarefa separadamente, além de dar a devida atenção, a qualidade do trabalho fica melhor e o tempo gasto menor do que se houvesse interferências de outras demandas. Por isso, trabalhe sua ansiedade e treine sua concentração, assim sua produtividade aumenta.
Feito é melhor do que perfeito
Quem nunca teve aquele dia em que tinha mais atividades para serem feitas do que horas no dia, que atire a primeira pedra. O problema é quando queremos dar atenção demasiada para cada uma delas. Anteriormente falamos de trabalhar cada tarefa separadamente, para que haja qualidade no trabalho. Mas quando existem esses dias de que tudo deve ser feito para já, é grandemente difícil dar conta de fazer algo excelente no tempo devido. Por isso, não ultrapasse o tempo previamente estipulado (lembre-se do Controlando o tempo). Dessa forma você vai gastar muita energia em uma só atividade, e não terá disposição para fazer as outras com a mesma intensidade. O feito é melhor do que perfeito. Por isso não se cobre caso um trabalho não fique do jeito que você gostaria. Você deu o melhor de si para que ele fosse feito em tempo hábil. Seja produtivo, e não perfeccionista.
Ideias a todo vapor
Sabe quando surge uma ideia que não faz muito sentido? Pois bem, anote-a. As vezes no meio do dia nós pensamos em uma sugestão, ou algo que poderia dar certo (por mais que só na sua mente). Mas quando anotamos as ideias, cada vez mais surgem novas. Isso faz com que sua mente estimule inconscientemente a criatividade, fazendo-a trabalhar em prol do seu benefício. Além disso, ao anotar, você está registrando aquela ideia. E ela pode um dia ser necessária naquele momento e virar algo prático. Outro ponto é que, quando anotada a ideia, no seu consciente ela vai se ter concluído, abrindo espaço para que você se concentre no que é prioridade. Por isso sempre anote, desenhe e rabisque tudo aquilo que vier na sua mente. Sua mente se tornará muito mais criativa e produtiva.
Música para meus ouvidos
Todos nós temos uma música ou um estilo musical preferido, certo? Mas você sabia que isso também pode nos estimular a sermos mais produtivos? O estudo Music – An Aid To Productivity comprova que escutar músicas que nos identificamos acaba aumentando a eficiência do nosso trabalho. O projeto The Sync Project também nos conta que a música pode melhorar nossa saúde. Isso pelo fato de suas ondas sonoras estimularem nossos cérebros. Assim criamos mais conexões neurológicas, aprendendo, memorizando e produzindo com muito mais qualidade. Por isso, escolha já sua playlist e otimize seu tempo e produção de trabalho.
Tempo para redes sociais
As redes sociais são um perigo quando o assunto é produtividade no trabalho. Por serem dinâmicas e interativas, fazem com que nós nem percebemos o quanto de tempo foi gasto utilizando-as. Isso dificulta ainda mais se você trabalha com a área de Marketing Digital, cuidando de Facebook, Instagram e outras redes. Mas se manter informado também é extremamente importante. E é por meio das redes que isso acontece. Por isso, separe até 20 minutos do seu tempo de trabalho para olhar um pouco as redes sociais, responder aquele amigo, ou até postar sobre algo. Porém, o importante é seguir o plano pré-definido e não perder o foco. Assim você consegue produzir bastante e ainda se manter atualizado.
Pequenas pausas durante o dia
Assim como você deve ter tempo para trabalhar, ver as redes sociais e realizar demandas. Também é preciso tempo para descansar. Seu cérebro, após muitas horas de trabalho, acaba perdendo a oxigenação natural. Por isso, sempre que possível, entre uma tarefa e outra, respire e relaxe um pouco. Levantar, se alongar, beber uma água, ir ao banheiro e caminhar um pouco, ajudam o seu cérebro a pensar melhor. Isso também vale para quando você está empacado em alguma atividade e não consegue produzir direito. O motivo é justamente a falta de oxigenação em seu cérebro. Então se dê alguns minutos nos intervalos entre atividades para aliviar a tensão. Você verá como seu cérebro retomará as atividades com muito mais disposição e produtividade.
Anotou todas as dicas? Então já as coloque em prática agora mesmo. E caso você queira se inspirar um pouco para se tornar um profissional melhor, veja os exemplos desses grandes empreendedores brasileiros de sucesso.